La preparación del Presupuesto en edificios o condominios en esta época tiene ocupados a muchos propietarios por lo que vale la pena recordar algunos puntos esenciales y tener en cuenta las siguientes sugerencias.
La definición del Presupuesto en tu edificio es función del Administrador de la mano de la Junta de la directiva quienes deberán presentarlo en Asamblea General de propietarios.
La Junta de Propietarios en Asamblea es quien deberá su aprobación final a este presupuesto, que servirá para fijar las «Cuotas de Mantenimiento».
¿Qué se incluye en el presupuesto de un edificio?
En el Presupuesto de edificios o condominios deben incluirse «Rubros» destinados a cubrir cada uno de los gastos que serán incluidos en la cuota de mantenimiento.
Estos rubros están relacionados con la Administración y su funcionamiento y agrupan en servicios como Vigilancia, Servicios Públicos, Mantenimiento, Reparaciones, Suministros, Contabilidad etc.
El cálculo de presupuesto de edificios debe ajustarse al gasto esperado y deben ser los más reales posibles por lo que se deben tener en cuenta varios factores que pueden variar de acuerdo a cada concepto o trabajo. Por ejemplo
- Servicios como Vigilancia.
- Administración.
- Mantenimiento de equipos.
- Mantenimiento de Jardines y otros
Estos cálculos de manejan mediante Contratos por lo general con vigencia de un año por lo que su costo no variará durante ese tiempo. Se puede entonces hacer un cálculo exacto de los respectivos rubros. Normalmente se califican como «Costos Fijos».
Otros conceptos como:
- Servicios Públicos, (Electricidad, Agua Potable)
- Compras ( Materiales y Útiles de Aseo, Luminarias, etc.)
- Reparaciones (Gasfitería, Electricidad, Cerrajería, Pintura etc.)
Estos se determinan como «Costos Variables», y su cálculo es un poco más complejo en la cual se deben tener en cuenta factores como costos actuales
Para ello, nos debemos basar en los informes de Contabilidad, principalmente en el «Estado de Ganancias y Pérdidas». Una vez conocemos el promedio de gastos en los ejercicios anteriores, se aplican los porcentajes de participación y tendremos así un cálculo bastante aproximado a lo que será el gasto real.
Dos bases fundamentales al momento de realizar el presupuesto en su edificio
1°- No elevar o llevar al extremo el presupuesto.
En algunas ocasiones en el afán de asegurar un presupuesto que cubra todas las necesidades del Edificio o Condominio algunas Junta Directivas pueden caer en el error de elaborar presupuestos «Elevados» o supervalorados, que dan como resultado un incremento exagerado de la cuota de mantenimiento
Esto lleva como consecuencia la inconformidad entre los copropietarios. Naturalmente es muy conveniente poseer un Fondo de Reserva que pueda usarse en casos de emergencia, y algunos rubros como «Imprevistos», que permitan asumir gastos no presupuestados.
2°-No bajar demasiado el presupuesto.
En otras ocasiones se puede caer en el extremo contrario al presentar presupuestos por debajo de los costos reales lo que generará a mediano y largo plazo grandes inconvenientes.
Un presupuesto demasiado bajo agotara las reservas en poco tiempo dejando al edificio o condominio indefensa ante posibles eventualidades y en el peor de los casos generará Déficits que se traducirán a no ejecutar a tiempo obras de mantenimiento, conservación o mejoras, lo que a su vez ocasionará deterioro en las edificaciones, equipos y demás bienes comunales.
5 pasos para elaborar el presupuesto anual del condominio
1- Analiza la situación financiera
Lo primero que debes hacer es analizar la situación financiera actual de tu condominio. Si existe una alta morosidad y eso se traduce en deudas con proveedores u otro tipo de pagos pendientes, debes tenerlo muy claro.
Tu primer objetivo tendrá que ser saldar esas cuentas cuando se normalice la situación que ha impedido que se cubran con normalidad.
2- Trazar los objetivos
Es necesario establecer los objetivos a partir de la realidad y de las necesidades del edificio o condominio.
De estas metas estratégicas dependerá el uso que puedan darle a tus recursos y las próximas inversiones que harán mejor la vida en el edificio. Las metas deben ser específicas, alcanzables, medibles y cuantificables.
Intenta también fijar otros objetivos por más pequeños que sean. Estos te servirán para tener el norte claro cuando tu flujo de recursos se normalice.
3- Revisa los recursos
Tienes que revisar los recursos con los que has contado hasta ahora, pero también los que se podrían generar de alguna acción en específico de esta forma sabrás si tendrás un excedente y podrás plantear una estrategia para el próximo año.
4- Realiza estimaciones
Ya con el conocimiento de tu situación financiera, los objetivos claros y los recursos con los que cuentas, puedes comenzar a hacer estimaciones.
Para realizar las estimaciones debes realizar cálculos de forma estimada pero basadote en datos reales, cómo mover tus finanzas en el próximo período.
Recuerda tomar en cuenta el sueldo de todos los trabajadores y dejar un capital extra para reemplazos y horas adicionales. Incluye también el sueldo del administrador y presupuesta un monto para emergencias y pago de finiquitos.
Asimismo, debes incluir insumos de aseo, artículos de oficina, servicios básicos, mantenimientos de instalaciones y otros.
5- Asigna un monto por áreas
Divide el monto total de tu cálculo y comienza a asignar recursos por área. De esta forma, será mucho más ordenada toda la tarea y podrás cubrir al menos las necesidades más básicas.
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te recomendamos revisar constantemente tu presupuesto e ir ajustando según la realidad. El presupuesto anual no debe ser un documento inflexible, más bien debes utilizarlo como una base para manejar los recursos de forma más ordenada.
Además del presupuesto, puedes utilizar otras herramientas que te ayuden con este objetivo como contar con un software que te brinda nuestra empresa Houing sac donde puedes digitalizar todos los procesos y eliminar los errores humanos.
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