Para asegurar el funcionamiento de un edificio o condominio, contar con un buen administrador es vital. Esta persona es quien se encargará de mantener a todos los propietarios informados de todo lo que suceda, logrando así la mejor convivencia posible.
Aunque toda comunidad debe contar con uno, muchos desconocen exactamente cuáles son sus funciones.
Comunicación constante con la Junta Directiva del edificio
El administrador de condominios y edificios debe informar constantemente a la Junta Directiva elegida por los propietarios sobre todo lo que se realice. Ya sea pidiendo aprobación de gastos y de realización de proyectos, presentando presupuestos o simplemente informando sobre problemas o situaciones importantes, jamás deberá tomar decisiones por sí mismo sin antes informarlas excepto en los casos que establece la ley.
Pagos y cobros
Entre las principales funciones del administrador de edificios y condominios se encuentra todo lo relacionado con las finanzas ejemplo.
- Cobranza de los gastos comunes.
- El pago de sueldos a todos los empleados del edificio (personal de limpieza, conserjes etc.).
- Llevar la contabilidad de los gastos generados cada mes.
- El pago de las boletas y facturas.
- Control de la morosidad derivada del impago de las cuotas, gastos comunes, o cualquier cuenta que afecte a la comunidad.
- Ejercer las acciones necesarias en caso de morosidad, según el Reglamento de propiedad que tenga el edificio.
Asambleas de propietarios
El administrador del edificio también tiene un papel muy importante al lado de la Junta Directiva, que es coordinar las asambleas de propietarios y actuar como ente informativo de todo lo relacionado, rindiendo cuentas y respondiendo preguntas.
En las asambleas de copropietarios se toman decisiones muy importantes que afectan a toda la comunidad. Específicamente, dentro de las tareas del administrador está:
- Generar las citaciones a las asambleas, tanto ordinarias como extraordinarias, a través de un aviso general o de cartas dirigidas a cada propietario
- Actuar como secretario de las asambleas.
- Presentar e informar sobre todo lo que se ha realizado en el período además de los (balances económicos, dinero acumulado en el fondo de reserva, gastos, problemas que se hayan presentado y cualquier temática que afecte a los propietarios y al edificio.)
- Llevar el libro de Actas donde se llevará el registro de cada una de las asambleas, sus asistentes, temas tratados, etc.
- Servir como mediador ante cualquier conflicto que pueda surgir entre propietarios.
- Cualquier cambio acordado en la asamblea deberá mantenerlo actualizado en los documentos y estatutos del edificio
- Asimismo, realizar las gestiones necesarias para llevar a cabo cualquier cambio derivado de los acuerdos en la asamblea.
Generación de presupuestos
A su vez, dentro de las tareas del administrador está en encargarse de temas propiamente de gestión, como:
- Preparar un plan de ingresos y de gastos de la comunidad que debe ser presentado con antelación ante la Junta de Propietarios en las asambleas de propietarios designadas con este propósito.
- Elaborar un presupuesto anual cuando se le solicite.
- Generar periódicamente un informe de los ingresos y gastos generados por la comunidad. Éstos serán presentados ante la asamblea de propietarios en caso de ser necesario aclarar cualquier situación o duda.
- Dar cuenta documentada de la gestión correspondiente a los últimos doce meses en las Asambleas Ordinarias.
Conservación y mantenimiento de equipos y sistemas.
Aunque el administrador del edificio no deberá hacer el trabajo de obras o mantenimiento del edificio, sí debe velar por estas y gestionar todo lo necesario para que se lleven a cabo. ejemplo.
- Solicitar presupuestos de mantenimiento a distintas empresas y elegir la más adecuada para lo que se necesite.
- Gestionar las reparaciones y medidas urgentes, dando inmediata cuenta de ellas a la Junta Directiva
- Negociar con los proveedores para llegar al mejor acuerdo posible en términos de pagos.
- Velar por el buen funcionamiento de las instalaciones, áreas comunes y servicios, realizando las oportunas advertencias a los propietarios.
- Ejecutar los acuerdos generados en las asambleas de propietarios para obras en las instalaciones, efectuando los pagos y realizando los cobros que sean necesarios.
Existen aspectos que pueden marcar la diferencia en tu edificio, por lo que es importante que un administrador cuente con la iniciativa de proponer medidas e inversiones que supongan mejoras y ahorros.
Además, un buen administrador siempre velará por el cumplimiento de leyes urbanísticas, arquitectónicas, de la ley de copropiedad inmobiliaria y del reglamento de copropiedad.
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