Es muy importante que el administrador del edificio conozca los requisitos legales para citar a una asamblea de propietarios, puesto que en caso de incumplirse, un residente o propietario podría impugnar la reunión, dejando sin efecto cualquier acuerdo adoptado en ella.9 errores que suelen ocurrir al hacer una convocatoria a asamblea de propietarios
1.- Confundir si la asamblea es ordinaria o extraordinaria
Es muy importante especificar qué tipo de asamblea se desarrollará y que sea pertinente su aplicación. Esto en vista de que en muchas ocasiones se cita a “asamblea extraordinaria” para tratar temas de asamblea ordinaria y viceversa.
Debido al mismo desconocimiento que pueda tener el administrador o los propietarios, puesto que muchos creen que la asamblea ordinaria solo se desarrolla una vez por año y todas las demás son extraordinarias.
El tipo de asamblea a desarrollar lo determinarán los puntos de agenda puesto que hay temas que son propias de sesiones extraordinarias.
2.- No citar a todos los propietarios
En ocasiones, por diversos motivos, no se citan a todos los propietarios de la manera en que se indica la ley, lo cual es totalmente incorrecto.
Las citaciones mediante correo electrónico o por medio de informativos en el ascensor o el diario mural solo pueden ser complementarios, puesto que el administrador debe acreditar que se invitó a todos los copropietarios.
- En caso de propietarios que no residan en el condominio, cuando hayan dejado su domicilio registrado, se les debe enviar una invitación mediante correo certificado.
- En el caso de los propietarios que sí residan en el condominio, se debe entregar la invitación personalmente y registrar en un libro de correspondencia la recepción conforme de la misma, a modo de acreditar la entrega.
3.- Citar fuera de los plazos legales
La ley exige ciertos plazos para la citación de las asambleas, por lo cual no es posible citar de manera urgente a los propietarios para uno o dos días más de enviada la citación.
Estos plazos legales corresponden a un mínimo de cinco días y un máximo de quince días, sean asambleas de carácter ordinaria o extraordinaria.
4.- No incluir los temas a tratar
Es necesario incluir todos los temas que se deban debatir en la asamblea, los cuales se deben desarrollar en el orden establecido y sin tocar otros aspectos.
5.- No indicar la fecha la convocatoria
La invitación a la asamblea debe indicar claramente el día en que se invita al propietario, a modo de que quede claro los días de plazo que tiene la citación para la asamblea.
Ejemplo: En lima, a 15 de octubre de 2019, se le invita a usted a una asamblea ordinaria de copropietarios para el día 25 de octubre de 2019.
6.- No indicar hora ni lugar de reunión
Es de suma importancia indicar la hora y el lugar en que se desarrollará la asamblea, lo cual debe quedar claramente estipulado.
7.- Citar a un lugar fuera del edificio
Esta consideración es muy importante realizar todas las asamblea en las instalaciones del condominio o edificio para que no ocurran conflictos entre propietarios.
8.- Citar para un día y horas no oportunas
Hay ciertas fechas en que evidentemente asistirá un mínimo de propietarios, tales como lo son los días feriados.
En estas fechas no es posible desarrollar una asamblea, considerando que habrá una evidente falta de participación y se podría impugnar los acuerdos que emanen de ella.
9.- Citaciones de asambleas no firmadas por quien convoca
Toda citación a asamblea debe ir firmada por quien invita a la misma, no pudiendo existir el anonimato escondido detrás en un cargo.
Por tanto, es de suma importancia incluir la firma, el nombre y el cargo de quien invita a la asamblea de copropietarios.
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