Asambleas Ordinarias y Extraordinarias.
¿Cómo puede un propietario participar en una asamblea?
- en primera instancia el propietario debe encontrarse al día en el pago de sus cuotas de mantenimientos.
- Pueden participar también representantes o apoderados que cuenten con un respectivo poder por escrito para representar al propietario, de esta forma, un arrendatario u ocupante puede ser parte de las asambleas siempre y cuando el contrato de arrendamiento establezca la facultad de representar al arrendador.
Características de las asambleas ordinarias y extraordinarias
Asambleas ordinarias
Son las “base” para cualquier edificio. En ellas se habla de temas cotidianos, gestión, problemas que puedan haber surgido en el periodo y como se han solucionado, se pregunta a los propietarios por problemáticas o cosas que quieran plantear (como ideas de mejora, problemas que puedan estar teniendo, etc.). Son lideradas por la Junta Directiva y por el administrador.
Puntos clave para entender las asambleas ordinarias:
- No existe un límite en cuanto a cuantas pueden realizarse, por lo que se pueden efectuar cada vez que existan asuntos de interés para la comunidad (siempre y cuando no sean motivo de asambleas extraordinarias).
- En ellas, la administración deberá dar cuenta documentada de su gestión correspondiente a los últimos doce meses o al periodo comprendido entre la última asamblea ordinaria realizada y la fecha actual.
- Mostrar como se ha ejercido el reglamento y los estados financieros (gastos, ingresos, fondo de reserva, etc.)
- En estas reuniones pueden votar en la toma de decisiones solo los propietarios que se encuentren al día en el pago de sus gastos comunes
Asambleas extraordinarias
Existen temas que por el fuerte impacto que pueden tener, únicamente podrán ser tratados en asambleas extraordinarias ejemplo.
- Modificación del reglamento interno.
- Enajenación o arrendamiento de bienes comunes.
- Reconstrucción o demolición del condominio.
- Delegación de facultades a la Junta Directiva.
- Remoción parcial o total de los miembros de la Junta Directiva.
- Gastos o inversiones extraordinarios que excedan, en un período de doce meses, el equivalente a seis cuotas de gastos comunes ordinarios del total del edificio.
- Programas de autofinanciamiento de los condominios, y asociaciones con terceros para estos efectos.
- Obras de alteración o ampliaciones del edificio o sus unidades.
- Construcciones de areas comunes.
Ejemplo:
Puntos a tener en cuenta sobre las asambleas extraordinarias son:
- La ley no exige un mínimo ni un máximo de reuniones.
- La Junta Directiva puede solicitar la realización de una cada vez que lo exijan las necesidades del edificio
- No se deberá tratar temas que no estén especificados en la citación oficial a la asamblea extraordinaria, por lo que estos deben ser definidos con anterioridad.
- En algunos casos, por exigencia legal un notario deberá certificar las actas y los quórum obtenidos en cada caso. Esto es sobre todo para temas que requieran de una validez legal para ser ejecutados.
Sobre ambas asambleas
Finalmente, la citación a las asambleas, tanto ordinarias como extraordinarias, debe realizarse personalmente o a través de una carta certificada dirigida al domicilio registrado en la administración del edificio.
Esto se debe a que muchos propietarios no viven en las dependencias, si no que arrendan sus propiedades, y ellos también deben ser informados respecto a la realización de todas las asambleas oportunamente.
Por regla general estas reuniones deben celebrarse en dependencias del edificio (en general se usa la sala común o sala multiuso), siendo una excepción que, por voluntad de la asamblea, se designe otro lugar que deberá ser dentro de la misma edificio o condominio.
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