El libro de acta es uno de los documentos más importantes del edificio o condominio. La Junta Directiva así como la empresa administración tiene la obligación de dejar constancia en este documento de los acuerdos que se alcancen en las asambleas de JP.
En algunas ocasiones, los responsables de estas acciones no tienen claro qué deben poner y cómo lo deben escribir. La Ley sobre Copropiedad señala como se realizara este documento para incluir en el libro de actas y tener claros los acuerdos tomados.
¿ Quien es el encargado de redactar el acta?
Las actas deben confeccionarse por un secretario de actas elegido por los propietarios; éstas deben contener el resumen de lo deliberado y la transcripción de las decisiones adoptadas o, en su caso, propuestas por la mayoría de los presentes, y ser firmadas por el presidente de la asamblea.
¿Qué se debe incluir en el libro de actas del edificio?
La ley sobre Copropiedad menciona dos asuntos en específicos que deben quedar registrados en el libro de actas las cuales son:
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Los acuerdos de la asamblea
“De los acuerdos de la asamblea se dejará constancia en un libro de actas foliado. Las actas deberán ser firmadas por todos los miembros de la Junta Directiva, o por los propietarios que la asamblea designe y quedarán bajo custodia del Presidente del edificio.
“A las sesiones de la asamblea en las que se adopten acuerdos cono la eleccion de una nueva Junta Directiva. deberá asistir un notario, quien deberá certificar el acta respectiva, en la que se dejará constancia de los quórum obtenidos en cada caso
Si la naturaleza del acuerdo adoptado lo requiere, el acta correspondiente deberá reducirse a escritura pública.
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Ingreso a un dpto por emergencia
“Si se viere comprometida la seguridad o conservación de un condominio sea respecto de sus bienes comunes o de sus unidades, ejemplo;
- Filtraciones
- Inundaciones,
- Emanaciones de gas u otros desperfectos.
para cuya reparación fuere necesario ingresar a una unidad, no encontrándose el propietario, u otra persona que facilite o permita el acceso, el administrador del condominio podrá ingresar forzadamente a ella, debiendo hacerlo acompañado de un miembro de la Junta Directiva.
Se levantará acta detallada de la diligencia, incorporando la misma al libro de actas del Comité de Administración y dejando copia de ella en el interior de la unidad. Los gastos que se originen serán de cargo del o los responsables del desperfecto producido”
¿Cómo redactar el libro de actas del condominio?
1- Información precisa
El libro de actas funciona como constancia de las decisiones o acciones antes descritas, por lo cual es importante que se redacte de forma precisa. Cada acta debe incluir lugar, fecha, hora de inicio y de cierre, orden del día, firmas de los participantes y lista de asistentes.
2- Situación bien detallada
Mientras mejor detallada esté la situación, menos dudas quedarán en las personas que consulten el acta. En este sentido, la recomendación es que no se omitan situaciones, por muy pequeñas que parezca, al momento de escribir el acta.
3- Espacio suficiente para cada acta
Es importante conseguir que el libro de actas quede de la forma más ordenadas posible. Te recomendamos que dejes el espacio suficiente entre un acta y otra, para que no se origine ninguna confusión al momento de consultarlo.
4– Texto consensuado
El presidente del comité de administración es quien suele tener la responsabilidad de redactar las actas, pero todos los miembros deben firmarlas. Así que siempre es buena idea compartir la responsabilidad de la escritura del acta con los otros representantes de la comunidad. Así también se garantiza mayor claridad.
Otros consejos sobre el libro de actas
Ante la duda de si es necesario incluir un tema en el libro de actas o no, lo recomendable es siempre elegir dejar constancia. “Todas las decisiones que tengan injerencia en el edificio o condominio, sea sobre el personal, los vecinos o el edificio, tienen que estar registradas en el libro de actas”
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