Es bastante difícil resumir siete pasos o siete claves el trabajo de la administración de edificios y condominios aunque hay un % de personas que saben que es un trabajo un trabajo bastante complejo que requiere mucha dedicación, vocación mucho manejo tanto inteligencia emocional, inteligencia financiera y que en este post lo desarrollaremos en algunos pasos muy importantes. que no pueden faltar en tu edificio.
Paso N° 1
Prepara los objetivos de tu edificio de la mano de un Marco Legal
Si una empresa administradora o la Junta de Propietarios no tienen claros los objetivos de su edificio no puede trazar un ruta para poder alcanzar la meta deseada de la mano del Marco Legal correspondiente
Se debe tener en cuenta que es necesario contar con un área jurídica estando legitimados en la ley como Junta de propietarios Inscrita en SUNARP y poder tener la capacidad de contar con una cuenta Bancaria que se pueda administrar, realizando pagos a proveedores y accediendo a ordenes de compra de manera ordenada.
Cabe destacar que hoy día mas del 50% de las Junta de Propietario no están legalmente inscritas y debido a ellos no pueden cumplir con muchos de sus objetivos.
Contar con una Junta de Propietarios Legal es indispensable y de no serlo este debe ser uno de los primeros pasos a realizar para poder alcanzar cualquier objetivo propuesto contando siempre con el apoyo del Marco Legal y de nuestra empresa administradora HOUSING SAC.
la ley 27157 indica las pautas de esta situación en su capitulo IV en los artículos 47° al 50° son los que hablan claramente de la Junta de propietarios, además de indicar los pasos para adecuar el reglamento interno de tu edificio o condominio tomando en cuenta la realidad y necesidad de cada uno.
Paso N° 2
Calcular y Controlar.
Se define como una serie de acciones orientadas a detallar los gastos, ingresos y egresos de todas las actividades que se llevan a cabo en un edificio el cual debes seguir los siguientes pasos:
- Calcular: (Tiempo de una accion ante una situación)
- Evaluar: ( Certifica precios y trabajos)
- Ajustar: (Busca ajustarte a lo necesario y que no salga del presupuesto)
- Corregir: ( Después de haber hecho los 3 primeros pasos corrige los detalles)
Teniendo como objetivo principal conocer el camino correcto y claro para poder cumplir con los objetivos planteados de acuerdo a las necesidades de tu edifico y trabajar en base a ello los cuales pueden ser :
- Morosidad
- Conflictos entre vecinos
- Construcción de una determinada área común
- Maximizar los recursos de tu edificio
- Optimizar los gastos de tu recibo de cuota de Mantenimiento
- Mala administración de fondos
- Mala administración en las cotizaciones de los proveedores.
Lo que no se mide no se controla
Paso N° 3
Trazar un adecuado Plan de Mantenimiento
Sabes cuales con los mantenimientos que se llevan a cabo en tu edificio o condominio.?
En todos los edificios se realizan todo tipo de mantenimientos (mensuales- trimestrales- semestrales y anuales)y que también están de acuerdo a los sistemas y equipos con los que cuente el edificio Ejemplo:
- Sistema de alarma contra incendio
- Bombas de sumidero
- Bombas de presión de agua
- Sistema eléctrico
- Luces de emergencia
- Sistema de extracción de monóxido
- Ascensores
- Puertas de ingreso (Vehiculares y peatonales)
- Fumigación ante el COVID-19
- Recarga de extintores
- Limpieza de área de desagües interna y externa. ETC.
Los mantenimientos no son mas que los trabajos que deben realizarse de forma recurrente a todos los equipos y sistemas de tu edificio manteniendo de manera eficaz los servicios que estos brindan especialmente a aquellos de uso diario.
Cabe destacar que los mantenimientos deben realizarse de manera ordenada llevando a cabo un cronograma e informando con antelación a los propietarios y residentes para evitar controversias y malos entendidos.
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Paso N° 4
Buena comunicación entre Propietarios- Junta Directiva y Administración
Contar con una buena comunicación entre propietarios y la empresa administradora es una de las herramientas para lograr el buen funcionamiento y transparencia del edificio ya que mediante la comunicación se logran los objetivos planteados y se minimiza el riesgo de caer en discusiones y controversias por malos entendidos
Ejemplo:
Quieres lograr el pago de la cuota de mantenimiento del grupo de personas morosas de tu edificio? lo que debes hacer el tener una buena comunicación con cada uno de ellos y así conocer su situación y poder llegar a un acuerdo que beneficie a ambas partes.
Paso N° 5
Contar con un buen Plan de recaudación
Es muy importante ya que los fondos recaudados mediante la recaudación y conciliación bancaria son la vida y el desarrollo de cualquier edificio o condominio mediante los fondos recaudados se realiza el pago a proveedores para el mantenimiento y buen funcionamiento de todas las áreas y sistemas con los que se cuenta además de realizar los pagos de los servicios básicos tales como la luz y el agua.
Te preguntaras que es una conciliación bancaria? Es identificar el deposito o pago de la cuota de manteamiento de un propietario o residente del edificio además de identificar los pagos y gastos que se han realizado durante el mes utilizando el estado de cuenta.
Paso N° 6
Contar con un Control de Accesos y seguridad.
El control de accesos ayudara a vigilar que persona puede o no ingresar al edificio además de calcular cuántas personas ingresaron y el motivo de cada una de ellas tales como:
- Visitas
- Delivery
- Proveedores etc.
Contar con un buen mecanismo de seguridad ayuda a la tranquilidad de todos los propietarios y residentes teniendo como apoyo la tecnología como cámaras de video vigilancia que ayudara a registrar todo lo sucedido por un determinado tiempo
Conclusión
Recuerda preparar y tener a la mano los objetivos en tu edifico dándoles seguimiento cada día de la mano con tu administrador de confianza y un buen marco legal, todo ello brindara tranquilidad y confianza en cada una de las familias de tu edificio o condominio.
Saber que la Junta Directiva realiza un buen trabajo y toma en cuenta las opiniones de sus vecinos será de mayor ayuda ante la toma de decisiones en las reuniones de Junta de Propietarios
Housing Sac empresa administradora de edificios y condominios. Somos una empresa con mas de 10 años de experiencia, Trabajamos de la mano con la Junta Directiva optimizando tu presupuesto y logrando minimizar el grupo de morosos todo ello dentro del marco legal correspondiente
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